Dokumenty
Serwis senamed.pl · informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)
Administratorem danych osobowych zbieranych w związku z korzystaniem z serwisu senamed.pl oraz kontaktem z SENA Centrum Zdrowia jest Alona Jankowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą SENAMED ALONA JANKOWSKA, ul. Aleksandra Ostrowskiego 9/1, 53-238 Wrocław, NIP 8961566540, REGON 545835429 (dalej: „Administrator” lub „SENA”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: senamed@op.pl, telefon 881 812 125 lub korespondencyjnie na powyższy adres. Zgodnie z przekazanymi informacjami Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD).
Polityka dotyczy użytkowników witryny senamed.pl, osób kontaktujących się z placówką przez formularze, pocztę elektroniczną, telefon lub profile społecznościowe, a także osób rezerwujących wizyty przez internet. W zakresie dokumentacji medycznej i realizacji świadczeń zdrowotnych zastosowanie mają ponadto odrębne informacje dla pacjentów oraz przepisy dotyczące praw pacjenta.
Placówka przyjmuje dzieci, młodzież i osoby dorosłe. Świadczy m.in. konsultacje psychologiczne, psychoterapię, fizjoterapię, neurologopedię, terapię integracji sensorycznej, diagnostykę i terapię autyzmu (w tym z wykorzystaniem ADOS-2) oraz terapię pedagogiczną. Poszczególne usługi mogą podlegać odmiennym podstawom prawnym przetwarzania danych, stosownie do ich charakteru.
Dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail oraz informacje dobrowolnie przekazane w wiadomości.
Dane rezerwacyjne: rodzaj wybranej usługi, specjalista, data i godzina wizyty oraz informacje potrzebne do jej organizacji.
Dane pacjenta lub dziecka i jego przedstawiciela ustawowego: dane potrzebne do prawidłowego udzielenia świadczenia oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji; gdy to konieczne, mogą to być także dane dotyczące zdrowia.
Dane rozliczeniowe i transakcyjne: status płatności, kwota, sposób płatności, dane potrzebne do faktury i rozliczeń; nie zakładamy, że SENA przechowuje pełne dane kart płatniczych.
Dane techniczne: adres IP, podstawowe informacje o urządzeniu i przeglądarce, zapisy techniczne serwera oraz identyfikatory cookies i podobnych technologii — zależnie od faktycznej konfiguracji strony.
Dane wynikające z kontaktu przez Facebook, Instagram lub TikTok: nazwa profilu, wiadomości, komentarze i inne dobrowolne interakcje w ramach danej platformy.
Dane pochodzą głównie bezpośrednio od zainteresowanej osoby lub od rodzica/opiekuna, z systemu rezerwacji i z użytych kanałów komunikacji. Prosimy nie przekazywać szczegółowych danych o zdrowiu dziecka w publicznych komentarzach ani przez wiadomości w mediach społecznościowych. Do informacji medycznych należy używać kanału uzgodnionego z placówką.
Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
Obsługa zapytań i kontaktu przez e-mail, telefon i formularze | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi; art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy. |
Rezerwacje, potwierdzenia i przypomnienia o wizytach | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy i jej wykonanie; w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO — sprawna organizacja obsługi. |
Realizacja świadczeń zdrowotnych i wymagana dokumentacja medyczna | Art. 6 ust. 1 lit. c i/lub b RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO — w zakresie właściwym dla świadczeń zdrowotnych oraz przepisów krajowych. |
Wykonanie usług o charakterze edukacyjnym i rozwojowym | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przetwarzanie ewentualnych danych szczególnych kategorii wymaga odrębnej odpowiedniej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO. |
Płatności, faktury i obowiązki rozliczeniowe | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy oraz obowiązki prawne i podatkowe. |
Bezpieczeństwo serwisu, wykrywanie nadużyć i logi techniczne | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w ochronie systemów i danych. |
Rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO — zależnie od sprawy; dla niezbędnych danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. f RODO. |
Opcjonalne analizy ruchu i działania reklamowe z użyciem cookies | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeśli wymagają jej stosowane narzędzia; ponadto zasady art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. |
Kontakt i interakcje na profilach w serwisach społecznościowych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — komunikacja i informowanie o działalności, a także lit. b w razie kontaktu przedumownego. |
W przypadku usług będących świadczeniami zdrowotnymi przetwarzanie danych o zdrowiu jest dopuszczalne, gdy zachodzi przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności lit. h, w powiązaniu z odpowiednimi przepisami krajowymi oraz obowiązkiem zachowania tajemnicy. W pozostałych usługach podstawy przetwarzania dostosowuje się do charakteru usługi i zakresu danych. Samo skorzystanie z formularza rezerwacji nie stanowi zgody na marketing.
Dostęp do danych mają upoważnione osoby pracujące i współpracujące z SENA — wyłącznie w zakresie wynikającym z powierzonych im zadań. Zależnie od rodzaju usługi, kanału kontaktu i rzeczywistych uprawnień dostępu dane mogą otrzymywać:
dostawca systemu dokumentacji medycznej i obsługi wizyt wskazywanego jako Medfile;
Onet Poczta — w związku z obsługą skrzynki senamed@op.pl;
ATWi — wykonawca i podmiot obsługujący stronę senamed.pl, oraz Getspace — dostawca hostingu, w zakresie wynikającym z ich umów i faktycznego dostępu;
dostawcy usług telefonicznych, SMS i systemów rezerwacyjnych wykorzystywanych przy danej rezerwacji;
PKO Bank Polski S.A. oraz właściwi operatorzy kart i płatności online — w zakresie niezbędnym do wykonania i rozliczenia płatności;
Google i Meta — w zakresie danych przetwarzanych przez faktycznie aktywne narzędzia działające na stronie, zgodnie z ustawieniami zgód;
operatorzy Facebooka i Instagrama (Meta) oraz TikToka — w zakresie interakcji na profilach SENA i danych przetwarzanych na platformach według zasad tych usług;
obsługa księgowa, uprawnieni dostawcy IT oraz organy i instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Nie każdy z wymienionych podmiotów otrzymuje wszystkie kategorie danych. Zakres udostępnienia zależy od funkcji i niezbędności. Dostawcy mogą działać jako odrębni administratorzy danych albo podmioty przetwarzające dane na zlecenie SENA, zgodnie z faktycznym modelem usługi.
W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców, w tym Google, Meta oraz TikTok, określone dane techniczne, identyfikatory internetowe i informacje o aktywności na platformach mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Nie oznacza to automatycznie przekazywania całej dokumentacji medycznej SENA poza EOG.
Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza EOG, wymagane jest zapewnienie podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym — dla objętych nią certyfikowanych podmiotów — ram EU–US Data Privacy Framework) albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. O szczegółowych zasadach transferów realizowanych przez zewnętrzne platformy informują również ich polityki prywatności.
Zakres faktycznych transferów przez narzędzia osadzone w serwisie senamed.pl musi odpowiadać konfiguracji potwierdzonej przez ATWi i dostawców. Informację o stosowanym mechanizmie transferu można uzyskać od Administratora pod adresem senamed@op.pl.
Dokumentacja medyczna — przez okres określony w przepisach o prawach pacjenta, co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu, z ustawowymi wyjątkami (m.in. dotyczącymi niektórych danych dzieci i dokumentacji związanej ze zgonem pacjenta).
Dane związane z rezerwacją i kontaktem — przez czas obsługi zgłoszenia lub wizyty, a następnie, gdy jest to uzasadnione, przez okres wynikający z przepisów lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
Dane księgowe i podatkowe — przez okresy wynikające z właściwych przepisów o rachunkowości i podatkach.
Dane techniczne i logi — przez okres potrzebny do zapewnienia działania i bezpieczeństwa witryny, w granicach ustawień usług hostingowych i obowiązujących przepisów.
Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia lub zakończenia celu, z zastrzeżeniem potrzeby zachowania dowodu wyrażenia lub cofnięcia zgody albo innych obowiązków prawnych.
Dla poszczególnych technologii cookies czas działania może się różnić. Szczegółowy wykaz cookies i ich okresów powinien być dostępny w panelu ustawień cookies na stronie.
Na zasadach wynikających z RODO można żądać dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — w odpowiednich przypadkach — przeniesienia danych i wniesienia sprzeciwu. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją cofnąć w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Nie każde żądanie usunięcia danych będzie mogło zostać uwzględnione, szczególnie w odniesieniu do dokumentacji medycznej podlegającej ustawowemu obowiązkowi przechowywania. W celu realizacji praw można napisać na senamed@op.pl. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
Podanie danych niezbędnych do rezerwacji, identyfikacji pacjenta, wykonania danej usługi lub wystawienia dokumentu rozliczeniowego może być wymagane do realizacji tych czynności albo wynikać z przepisów. Podanie dodatkowych danych jest dobrowolne. Niewskazanie danych niezbędnych do danej czynności może uniemożliwić jej wykonanie.
SENA stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do rodzaju danych i ryzyka ich przetwarzania, w tym ograniczenie dostępu do uprawnionych osób, zachowanie poufności i zabezpieczenie dokumentacji. Sama witryna internetowa nie służy do publicznego udostępniania informacji o zdrowiu pacjentów. W SENA nie jest prowadzony monitoring wizyjny.
Witryna może korzystać z cookies i innych technologii lokalnego przechowywania informacji. Pliki niezbędne służą realizacji podstawowych funkcji strony i bezpieczeństwu. Opcjonalne technologie analityczne i marketingowe mogą służyć pomiarowi ruchu i skuteczności działań informacyjnych albo promocyjnych — wyłącznie w zakresie rzeczywiście wdrożonych narzędzi.
Na stosowanie cookies niewymaganych do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika wymagane jest co do zasady uprzednie wyrażenie zgody zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Odmowa opcjonalnych cookies nie powinna uniemożliwiać dostępu do podstawowych treści strony. Użytkownik powinien mieć możliwość udzielenia, odmowy i późniejszej zmiany zgody za pomocą narzędzia ustawień cookies.
Niezbędne cookies: utrzymanie funkcji strony, bezpieczeństwo i obsługa techniczna.
Analityczne cookies: statystyka odwiedzin, jeżeli narzędzia tego rodzaju zostały uruchomione i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Marketingowe cookies: pomiar i personalizacja działań promocyjnych, jeżeli narzędzia tego rodzaju zostały uruchomione i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Dokładne nazwy plików cookies, ich dostawcy, cel i czas działania należy udostępnić użytkownikowi w aktualnym wykazie technicznym/panelu ustawień cookies. Nie należy uruchamiać niewymaganych cookies przed uzyskaniem odpowiedniej zgody.
SENA prowadzi profile w mediach społecznościowych: Facebook (profil udostępniony przez Administratora), Instagram @senacentrumzdrowia i TikTok @senamed. Jeśli użytkownik odwiedza te profile, publikuje komentarz lub przesyła wiadomość, jego dane mogą być przetwarzane zarówno przez SENA w celu obsługi kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. f lub b RODO), jak i przez operatora danej platformy według jej własnych zasad.
SENA nie prosi o przesyłanie przez publiczne komentarze dokumentacji medycznej, numerów PESEL ani wrażliwych informacji o dzieciach. W razie potrzeby kontakt dotyczący zdrowia powinien zostać przeniesiony do odpowiedniego, uzgodnionego kanału.
Dane małoletnich są wykorzystywane wyłącznie w zakresie koniecznym do organizacji wizyt i udzielenia świadczeń lub innych zamówionych usług, zgodnie z przepisami i uprawnieniami przedstawicieli ustawowych. W przypadku świadczeń zdrowotnych należy respektować odrębne zasady informacji i zgody pacjenta, który ukończył 16 lat.
SENA nie podejmuje wobec pacjentów decyzji o udzieleniu świadczenia ani o leczeniu wyłącznie w sposób zautomatyzowany, który wywoływałby skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływał. Zewnętrzne platformy mogą stosować własne mechanizmy personalizacji treści; szczegóły opisują ich regulaminy i polityki prywatności.
Polityka jest dostępna bezpłatnie na stronie senamed.pl. Może być aktualizowana w razie zmian prawa, narzędzi technicznych, dostawców albo organizacji usług. Zmieniona wersja będzie publikowana na stronie wraz ze wskazaniem daty obowiązywania.
Planowana data wejścia w życie: 2 listopada 2026 r. Dokument należy opublikować po potwierdzeniu rzeczywistej konfiguracji strony i wdrożeniu ustawień cookies zgodnych z opisanymi zasadami.
